B集團(tuán)的檔案管理實(shí)踐B集團(tuán)是國(guó)內(nèi)知名家電企業(yè)，也是企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的先驅(qū)。B集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)以“業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)的價(jià)值管理”為理念，其各項(xiàng)業(yè)務(wù)都有對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)支撐系統(tǒng)，并與會(huì)計(jì)服務(wù)系統(tǒng)（財(cái)務(wù)共享運(yùn)營(yíng)平臺(tái)）進(jìn)行無(wú)縫集成。B集團(tuán)在業(yè)務(wù)審核及財(cái)務(wù)共享中心記賬環(huán)節(jié)啟用了天津公司注冊(cè)條件管理，將業(yè)務(wù)合規(guī)所需要的原始單據(jù)（如發(fā)票、合同等）通過(guò)掃描的方式轉(zhuǎn)化成天津公司注冊(cè)條件件，并啟用條碼技術(shù)將天津公司注冊(cè)條件件與原始單據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)。
同時(shí)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)里的單據(jù)可以直接驅(qū)動(dòng)SAP系統(tǒng)產(chǎn)生記賬憑證，從而實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)單據(jù)、天津公司注冊(cè)條件件、原始單證、記賬憑證的一一關(guān)聯(lián)，以費(fèi)用業(yè)務(wù)為例，B集團(tuán)通過(guò)統(tǒng)一業(yè)務(wù)平臺(tái)發(fā)起費(fèi)用業(yè)務(wù)的申請(qǐng)及報(bào)銷(xiāo)，在報(bào)銷(xiāo)環(huán)節(jié)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成以R開(kāi)頭的報(bào)銷(xiāo)單編號(hào)，業(yè)務(wù)人員在發(fā)起報(bào)銷(xiāo)后將原始發(fā)票粘貼在一起，并注明報(bào)銷(xiāo)單號(hào)交予共享中心業(yè)務(wù)受理人員。
共享中心業(yè)務(wù)受理人員作業(yè)時(shí)通過(guò)檢索報(bào)銷(xiāo)單號(hào)定位到統(tǒng)一業(yè)務(wù)平臺(tái)里的報(bào)銷(xiāo)單，并將原始單據(jù)掃描成天津公司注冊(cè)條件件，掃描完成后粘貼一維條碼并掃碼，從而實(shí)現(xiàn)了報(bào)銷(xiāo)單、天津公司注冊(cè)條件件、原始單據(jù)的關(guān)聯(lián)。對(duì)達(dá)到成冊(cè)條件的天津公司注冊(cè)條件件及所對(duì)應(yīng)的原始單據(jù)，會(huì)計(jì)服務(wù)系統(tǒng)會(huì)根據(jù)設(shè)定的閾值自動(dòng)提醒成冊(cè)裝訂。
會(huì)計(jì)檔案管理人員根據(jù)提醒將已經(jīng)達(dá)到成冊(cè)條件的整本檔案冊(cè)清單進(jìn)行打印并與原始單據(jù)裝訂成冊(cè)，將打印好的清單作為該冊(cè)檔案的首頁(yè)。對(duì)于裝訂成冊(cè)的檔案，會(huì)計(jì)檔案人員會(huì)附上一張一維碼并掃碼，從而實(shí)現(xiàn)檔案冊(cè)與所包含的
